人事業務を効率化する方法とは？社内の試験をしている担当者へおすすめのツールをご紹介！

人事担当者にとって社内試験や評価業務は、社員のキャリアパスと人材育成の基盤となる非常に重要な分野です。

この業務には試験作成から試験実施、結果分析までの細かな管理作業などがあります。

社員の能力を公平に評価することは、組織の持続的成長を支えるうえで大切です。

しかし、人事業務は手作業が多く、時間がかかります。特に試験問題の作成や評価の正確性は業務の質に直結しているため、効率化のための戦略が求められます。

そのため、担当者は最新の評価システムや昇格試験の運営フローを理解し、活用して課題を解決することが求められます。

本記事では、人事業務全体の効率化から社内試験や評価業務効率化の具体的な解決策を解説します。これにより、社員のモチベーション向上に欠かせない正確で公平な評価が可能となり、同時に人事業務の時間的負担を減らし、より戦略的な人材管理が可能になります。

効率化を実現する人事業務アクションプラン

人事担当者にとって人事業務の効率化は組織運営の成功に欠かせない課題となっています。

人事業務では多くの時間と労力が必要であり、特に昇給や昇格試験の運営では、緻密な準備と正確な評価が求められます。

ここでは、人事業務効率化への具体的なアクションについて解説していきます。

効果的な人事計画の策定

人事担当者の重要な役割は、会社の成長を支える人事計画を策定し、実行に移すことです。この計画は、企業目標と社員の個々のキャリアの発展を同期させるために必要です。

具体的な目標設定には、SMARTの原則がよく採用されています。SMARTの原則は下記5つの単語の頭文字をとったものです。

specific：目標は具体的に
measurable：測定可能か
achievable：達成可能か
relevant：関連性があるか
time-bound：期限が定められているか

これらをまとめた目標は明確で適切に管理しやすくなります。

人事担当者は、社員のキャリアプランを考慮し、その成長が会社の長期戦略とどう結びついているかを把握することが大切です。

この過程で、社員個々の強みと弱み、興味と動機を理解することが、適切なキャリアプランを設計する鍵となります。

さらに、企業のニーズと社員の能力や希望のバランスを図りながら、効率的な人事業務の進行を促進するために、最新の人事管理ツールやデータ分析を駆使することが求められます。
人事担当者は、社員の発展を支援し、組織の持続的な成功に貢献する計画を作成することが期待されています。

人事評価の目的を決める

人事評価は社員個々のパフォーマンスを測定し、適正な人事評価をすることで、社員のモチベーションや組織の生産性を高めることにも繋がります。

どの社員がどのようなスキルや知識をもち、どの程度貢献しているかを公正に評価することが、人事担当者に求められます。

実際に人事評価を行う際には、ビジネスの目標に直結する具体的な評価基準を設けることが重要です。評価基準が曖昧だと、不公平感を招いたり、誤った評価をするリスクがあります。評価基準は社員のスキルや知識、及びその成果に基づいて明確かつ公平に設定されるべきで、評価の過程ではこれらを正確に測定するための客観的な方法が必要です。

例えば、プロジェクト達成度やキャリア開発に向けたスキルセット、社内外の研修や勉強会への参加実績などが具体的な評価ポイントとなります。

また、人事評価を透明かつ客観的に行うためには、複数の評価者による360度評価の導入や、定期的なフィードバックの機会を設けることが効果的です。これによって個人の意見や偏りに左右されない多角的な評価が可能になります。

結果として、公平かつ実力に見合った処遇を受けることが明確になると、社員は自発的にスキルアップを目指し、組織の成長にもつながります。人事担当者は社員一人ひとりの成長を促し、組織の目標達成を支援するために、効率的で公平な人事評価システムの構築と運用に努めることが求められています。

企業成長を促進する人材育成の戦略を立てる

企業の成長を加速するには、人事担当者による優れた人材育成の戦略が重要です。
社員の才能や能力を見極め、それをいかす研修プログラムや、経験豊かな社員によるメンタリング制度の導入は有効です。

メンタリングとは一方的に教えるという指導ではなく、メンターとメンティーが助言や対話を重ねることで、メンティー自身が気付き主体性をもって行動できるようになったり、メンター・メンティー両方が成長できるなどのメリットがあります。

また、社員の目標と企業のビジョンが一致する育成計画の策定は、仕事に対する意欲とモチベーションが向上し、組織全体の成長を促すことにもつながります。
さらに、人事担当者は、時代の変化と社員のニーズを踏まえながら、定期的な研修内容の見直しやキャリア形成のサポートを提供することが企業成長を促進する上で不可欠です。

効率的な評価方法を取り入れる

現代の人材育成・評価業務では研修、社内試験のシステム化が効率化の鍵です。
特にコンピュータを利用した試験（CBT）やeラーニングの活用が注目されています。
これらは、紙とペンを使った試験や研修を電子化し、試験実施の手間とコストを削減し、精度の高いデータ収集を可能にします。

CBTの導入は社内試験の運用をサポートし、即座に受験結果や統計情報を分析し、詳細なフィードバックを提供することができます。
eラーニングを活用した定期研修は、社員のスキルアップを継続的に支援し、進捗状況の確認が容易になります。

デジタルツールを導入する際には、慎重な計画と目標の明確化が不可欠であり、目標や、計画に合ったCBTシステムやeラーニングを導入することで、目標に近づくことができます。
また、デジタルツールの導入は評価の公正性と透明性が保たれ、社員の能力や適性を客観的に評価することが可能になります。

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研修を効率化するなら「SAKU-SAKU Testing」

人事業務の効率化を実現する効果的な方法

効率的かつ戦略的な人事業務を目指すなら、業務プロセスの改善が急務です。
ここでは、限られたリソースを最大限に活かしながら、人事の業務効率を推進する様々な方法を説明します。

業務の洗い出しと業務改善

人事担当者にとって効率的な業務遂行は重要な課題です。
そのためには、現在の業務内容を徹底的に理解することが必須です。
まず、各タスクを詳細に洗い出し、労力が集中しているポイントや無駄な工程を明確にしましょう。

洗い出した業務を一つ一つ検証し、不要な業務はあるか。重要だが業務に余計な時間がかかっていないか。

この分析を基に業務フローを作成し、非効率な業務を削減して、よりスムーズで生産性の高い業務フローの実現を目指します。

人事業務の効率化の取り組みは定期的に取り組むことで更に効率化を図ることができます。また、業務効率化には適切なツールやソフトウェアの導入が役立ちますので、最新の人事システムにも注目し、積極的に活用を検討してください。

また、業務プロセスの効率化を図るため、担当者が日々行う作業を透明化することで、どの工程が必要かどうかを正確に判断でき、業務改善の第一歩になります。

そして、繰り返し発生する重複作業や非効率な手順を洗い出し、これらを減らすことが重要です。
さらに、業務の自動化が可能なものは自動化することをおすすめします。

例えば、データ入力やレポート作成などの単純作業を任せられるツールもあります。
また、アウトソーシングできるものは、社外の専門組織や個人に特定の業務を委託することで、社内リソースの有効活用が図れます。

人事担当者として、これらの取り組みを通して無駄な業務を削減し、より価値の高い業務に注力する環境を整備することで、組織全体の生産性の向上に貢献します。

業務手順書のアップデート

人事業務を効率的に実施するための秘訣は、日々の業務手順書の質を高めることです。
具体的には、チェックリストの策定やテンプレートの導入を積極的に行います。これらは、煩雑な作業を整理し、忘れがちな項目を見落とすリスクを低減させるのに効果的な手段です。

コミュニケーションツールの活用

さらに、コミュニケーションツールの活用も欠かせません。チームメンバーや他部署との情報共有をスムーズに行うためには、電子メール、チャットアプリ、クラウドサービスなどのツールを適切に使い分け、迅速かつ正確なコミュニケーションを取ることが求められます。これによって、ミスや誤解を未然に防ぎ、業務の迅速化を図ることが可能です。

定型業務と非定型業務の振り分け

定型業務と非定型業務の適切な振り分けは、業務処理速度と精度の保証に直結します。
まず、勤怠管理や給与計算などの伝統的な人事業務は、規則に基づいて一貫しています。これらの業務をデジタルツールで自動化することは、迅速な処理を実現し、人的ミスを最小限に抑えることができます。

一方、従業員の評価や昇格試験運営などの非定型業務は、事例ごとに異なる専門的判断や戦略が求められる領域です。ここでは、経験豊かな人事担当者の独自の知識をいかし、状況に応じた柔軟な思考が求められます。

このように、定型業務の自動化・システム化を進める一方で、非定型業務は専門性の高い担当者に任せることで、人事業務全体がバランスよく効率化されます。

年間スケジュールを立てる

人事業務を計画的に進めるためには年間スケジュールが欠かせません。その効率化のコツを詳しくご説明します。

これにより、忙しい時期でも業務が集中することなく、余裕をもって高品質な人事業務を行うことができます。

１．重要イベントをマッピングする

まず、年間の重要イベントをリストアップし、月単位や週単位でマッピングします。
給与計算、採用活動、昇進・昇格等の評価業務、各種研修の期間などを視覚化することで、人事業務全体のイベントが透明になり、予定が把握しやすくなります。
また、重要な業務期間を把握することで、その期間にリソースを割くことが可能になります。

２．プロジェクトマネジメントの手法を取り入れる

人事業務のスケジューリングでは、プロジェクトマネジメントの手法が有効です。タスクを明確にし、期限と担当者を割り振ることで、進行状況を把握しながら進めます。

３．通年でバランス良く業務を割り振る

業務が特定の時期に偏らないように注意し、年間を通じて平均的に割り振ります。これにより、忙しい期でも業務の品質を維持し、人事チームが過度なストレスを感じずに働けます。

人事担当者の業務は複雑で多様ですが、適切に年間スケジュールを立て、運営することで効率的に人事業務を遂行できます。これらのコツを参考に、次年度の人事スケジュール立てに役立ててください。

業務フローの作成と仕事の標準化

人事担当者は日常業務が複雑で多岐にわたります。

業務フローの作成は、業務を標準化し、無駄を減らし品質を維持する鍵です。
効率化のためには、まず業務フローを徹底的に分析し、関係者が理解しやすいレベルまでまとめます。各ステップで必要な知識やスキルがある場合は明確にすることが重要です。これにより、ボトルネックを特定し、改善策を策定できます。

効率化を追求する上で、人事業務に精通した知識が不可欠です。業務フローの設計は一朝一夕にはできないので、変化する職場環境に柔軟にフローを更新する必要があります。

ペーパーレス化

ペーパーレス化は人事業務をスムーズにし、昇給や昇格試験の結果も電子管理することで正確で迅速なフィードバックを可能にし、社員のモチベーション向上にも繋がります。

文書の電子化により、検索や共有が容易になり、物理的な保管スペースが削減されるだけでなく、セキュリティも向上し、情報の安全な管理も可能になります。
ペーパーレス化によって、環境への配慮も可能になり森林の保護や廃棄物削減に寄与します。

最新トレンドを抑えたビジネスツールの導入

近年、急速なテクノロジーの進化によって、ビジネスツールの選択肢が多様化しています。

特にクラウドサービスやAI技術を取り入れた評価システムが注目され、人事管理を効率化するための重要なツールになっています。

これらのツールを適切に導入することが大切です。
具体的なツールを解説していきます。

１．コラボレーションツールの活用

SlackやMicrosoft Teamsなどはコミュニケーションとタスク管理を一元化し、チームの連携を強化します。

２．プロジェクトマネジメントツールの導入
メンバーの進捗状況の把握やタスクの管理をサポートし、業務の効率向上をもたらします。

３．ビジネスインテリジェンスツール

データを分析し、企業の洞察を深化させ、戦略的な判断を助けるツールです。

４．クラウドサービス

リモートワークなどで活用できるサービスです。データをネットワーク経由で利用者に提供します。セキュリティポリシーの確立とデータのバックアップ戦略を整備し、スムーズなリモート作業環境を整えましょう。

これらのシステムを活用する際は、効率化だけでなく、導入コストや運用の容易さ、社員の使いやすさも総合的に検討し、最適なソリューションを選定することが大切です。

また、費用を抑えて効率化を求めるのであれば、Excelもおすすめです。
表やグラフの作成や、計算など関数を覚えれば様々な形で活用できます。
また、マクロを作成することができれば、様々な操作をして計算していたものも、ボタン１つで動いてくれます。

ただ、マクロのスキルをもっていないと、メンテナンスをすることができなくなってしまう可能性があります。

そして、ツール選定だけでなく、組織内での浸透と運用をすることが業務効率化の鍵となります。

昇格試験を効率化！CBT導入でスムーズな試験運営へ

社員の評価や昇格試験の際には、評価結果の正確な収集と分析が、公平で透明性のある評価制度構築の鍵になります。

人事担当者が昇格試験の運営を行う際に指摘される課題は、一貫性のある正確な評価と、時間と手間がかかる運営工程です。特に紙ベースの試験では、試験実施から採点、結果フィードバックまでのプロセスが大きな時間と労力を必要とし、人事部門の負担が増えます。加えて、試験結果の分析作業でも主観が入る余地があります。これらの問題を解決し、人事業務を一層効率化するため、多くの企業がCBTを導入しています。

CBTは様々な試験の効率化と公平・公正な評価を実現するツールです。
これにより、試験問題の出題から採点、結果フィードバックまでをシステム化し、一連の業務をスムーズに進めることができます。特に、試験結果の分析機能によって、受験者の理解度や弱点を把握し、それに基づく具体的なフィードバックが可能になります。

これは受験者の学習促進だけでなく、人材育成戦略の策定にも有益なデータを提供します。
さらに、CBTを活用することで、紙とペンを用いた従来のテストに比べ、試験実施時の物理的スペースや資源の節約にも貢献し、環境に配慮したオフィス運営をすることができます。人事担当者が直面する昇格試験運営の課題を、CBT導入による効率化と正確なデータ分析で解決し、評価に関する社員満足度向上にも繋げることができます。

ここではCBTの導入で効率化が実現できる内容に関してお伝えします。

採点業務・評価業務の負担軽減

CBTの導入は評価業務の効率化におすすめです。
CBTを活用することで、時間がかかる採点業務を自動化し、試験配信・採点・分析等の速度を大幅に向上させることが可能です。CBTは人事担当者が評価業務で直面する様々な課題を解決することができます。

例えば、CBTで集計された評価データをデータベースで管理することにより、詳細かつ透明性の高い評価が実現します。得点だけでなく受験者の解答パターンも集計し、客観的で信頼性の高いフィードバックを提供できますし、一斉配信や、特定のメンバーへの通知等の速度も大幅に向上させることができます。

さらに、時間が経つにつれて蓄積された試験データは、従業員の能力評価や適性分析に不可欠な多角的な視点を提供します。このデータを活用することにより、人材育成計画に役立てることができます。

社員情報と試験結果の管理の効率化

組織と社員情報の適切な管理は人事・労務などの業務遂行や、生産性向上に最適です。
人事担当者は、社員の能力や成長を見極め、適正な人事評価や昇格試験の運営が極めて重要です。そのためには、社員情報と試験結果と管理の効率性が不可欠です。CBTでの試験実施により、社員情報と試験結果、解答傾向などが一元的に管理できます。これにより、各社員のパフォーマンスを正確に把握し、データベースから即座に情報を抽出できます。

その結果、社員の成長度合いを明確に可視化し、人事評価に客観性と透明性を担保します。

必見！話題沸騰のお役立ち資料集

近年の人事業界では、人事労務管理の効率化が重要なポイントとなっており、特に社内試験の運営や、社内研修の効率化に注目が集まっています。

人事担当者がこれらの導入検討にお悩みの場合は是非、こちらの資料ダウンロードのページをチェックしてみてください。

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CBTに関するよくある質問

人事担当者の多くは、業務の効率化や社員の能力評価、昇格試験の運営に関する具体的で効果的な情報を求めています。その解決策としてCBT（コンピューターベースのテスト）の導入が注目されていますが、デジタル化の進め方に関する疑問も多く出ています。

ここでは、株式会社イー・コミュニケーションズが提供しているCBTシステム【MASTER CBT PLUS】へのよくある質問の一部を紹介していきます。

質問１　CBT試験実施にはどんなメリットがありますか？

A：紙の試験と比較して、以下のメリットがあります。

・印刷、資材配送、採点などの業務が不要のため、大幅なコスト削減を実現します。
・インターネット経由で試験配信を行うことで受験機会が増加し、その結果受験者数の増加が見込まれます。
・試験運用がシステムにより自動化されるため、試験主催者様側の運用負荷が軽減されます。

 質問２　厳正厳格性の担保は可能ですか？

A:オンライン試験の際には、監視システム（RemoteTesitng）をご利用いただくことで一定の厳格性を担保いたします。また、全国150箇所に展開しているテストセンターでの受験であれば、紙試験と同等の厳格性が実現可能となります。

質問３　CBT利用の際に必要なものは何ですか？

A.：受験端末（パソコン/タブレット/スマートフォン）とインターネット回線が必須となります。
※管理者画面はパソコンのみご利用可能

質問４　オプションサービスはどのようなものがありますか？

A.：受験申込サイト構築（受験料収納代行含む）、オリジナル電子合格認定証発行、試験立ち合い対応などがございます。詳しくはお問い合わせください。

まとめ

社内試験の効率化でお困りの企業様は、イー・コミュニケーションズへご相談ください。

現在、社内試験をCBT（Computer Based Testing）形式で行う企業が増えています。
弊社のオンラインテストシステム「MASTER CBT PLUS」は、社内試験の実施が可能です。
リモート環境でも厳格に試験を実施したい場合は、リモート監視システム「​​​​​​​Remote Testing」を併用いただくと、Webカメラで受験者を録画、録画された動画をAIが自動解析し、不正と思われる挙動を検知するなど、受験時の不正抑止・防止が可能で、より厳格性が高まります。

社内試験のCBT化をお考えの企業様は、ぜひお気軽に​​​​​​​お問い合わせください。